Gérez vos équipes et projets avec Asana

Il y a 2 années  •  Par  •  0 Commentaire(s)

Améliorez la productivité de votre entreprise grâce à Asana

Asana est une application web de gestion de projets collaboratifs nouvelle génération dont le but affiché est de s’affranchir des mails internes à une entreprise. Disponible sur tous les supports (PC, mobile, tablettes) et dotée d’une interface très réactive, elle vous permettra d’organiser l’ensemble des tâches de votre entreprise et de collaborer avec vos collègues en toute simplicité et dans un contexte agréable, voir sociable.

Nous aborderons dans cet article une présentation générale du produit et donnerons un aperçu de la manière dont nous l’utilisons, chez nous novfr, en espérant que ça vous donnera envie de le tester et de l’adopter.

Asana, c’est meta !

Asana offre une très grande souplesse d’utilisation. Vous êtes absolument libre de le structurer comme bon vous semble. Dans cet article, nous présenterons notre approche d’Asana. Si vous êtes utilisateurs de cet outil, n’hésitez pas à faire part de votre méthodologie en commentant cet article.

Les espaces de travail

asana-workspaces

Vous pouvez organiser vos différents contenus dans des espaces de travail. On retrouve souvent :

  • L’espace personnel : permet de gérer votre vie personnelle
  • L’espace entreprise (ici, dans cette capture, novfr.com) : permet de gérer la vie de l’entreprise

Ils sont complètement dissociés. Les membres d’un espace de travail A ne peuvent pas accéder aux données de l’espace de travail B s’ils n’y sont pas.

Chaque espace de travail vous permet de gérer les différentes tâches, organisées en équipe et en projets.

Les équipes

Les espaces de travail sont organisés en plusieurs équipes. Chacune d’elle peut avoir un nombre quelconque de membres en fonction de l’abonnement auquel vous aurez souscrit (l’application est gratuite jusqu’à 10 collaborateurs internes à l’entreprise et illimitée en invités). Sont introduits en leur sein des projets que vous aurez créés : par exemple, Site web, Flyer, Séminaire 2017, etc.  Dans notre exemple ci-dessous, les membres de l’équipe intitulée « EQUIPE @ NOVFR » sont visibles dans la partie droite de la capture d’écran.

asana-equipe

Voici un sous-ensemble de l’organisation de nos projets dans les équipes chez novfr :

  • Équipe « DIRECTION@NOVFR » : Sont présents : Tous les membres de la direction novfr
    • Projet « Boîte à tâches »
  • Équipe « EQUIPE@NOVFR » : Sont présents : Tous les collaborateurs novfr
    • Projet « Boîte à tâches »
    • Projet « Vie d’équipe » : Il faut racheter du papier pour l’imprimante
    • Projet « Flyers Pack Créateur »
    • Projet « Site web v.5 »
  • Équipe « Client UBOCLI (ubocli) » : Sont présents : Tous les membres de l’équipe novfr qui travaillent pour des projets du client UBOCLI
    • Projet « Site web v.1 »
    • Projet « Charte graphique »
    • Projet « Flyers pour Salon des Entrepreneurs »
  • Équipe « Client 2 »
  • Équipe « Client 3 »

Les projets et les tâches

Dans une équipe, vous êtes à même de créer plusieurs projets.

Projets

Dans chaque projet de l’équipe, vous pouvez ajouter les membres que vous voulez pour qu’ils soient notifiés des changements.

asana-project-task-detail

Un responsable de projet est chargé d’afficher la progression de ce dernier à travers un système de couleurs :

asana-project-progress

Un graphe montrant l’évolution du ratio « Tâches à réaliser » / « Tâches réalisées » permet à l’équipe de constater la progression du but à atteindre. Ce graphe est aussi disponible dans votre tableau de bord si vous suivez le projet (voir section plus bas).

Tâches

Lorsque vous êtes dans un projet, vous pouvez, vous et vos collègues, créer un ensemble de tâches à réaliser. Il est possible d’assigner ces dernières à vos collègues et d’ajouter des suiveurs (Followers) pour chacune d’elles. Ces followers seront informés de l’évolution de la tâche en question ainsi que des commentaires publiés dans cette dernière. Dans les commentaires de la tâche, il est possible d’interpeller une personne en saisissant le caractère « @ » suivi du nom de l’individu. Ce dernier sera automatiquement ajouté à la liste des suiveurs et sera notifié.

Il est possible de commenter une tâche, de lui ajouter une date d’échéance (due date), d’y joindre des fichiers (depuis votre ordinateur, depuis un service cloud tel que Dropbox ou Google Drive). Pour voir l’ensemble des fichiers joints au projet, il suffit de cliquer sur l’onglet Files qui se trouve en haut du projet ouvert.

Chaque tâche peut se voir attribuer des sous-tâches (et des sous-sous-…-sous tâches). Les sous-tâches possèdent les mêmes propriétés que les tâches de niveau 1. Cela vous permet de décomposer le travail à accomplir avec précision et d’y indiquer les différents acteurs :

asana-project-task-detail-focus

Il est possible d’associer une tâche à plusieurs projets de manière à éviter de les dupliquer.

Il est possible d’organiser les tâches au sein d’un projet en sections. Cela permet de le découper en plusieurs étapes :

asana-project-sections

Une fonctionnalité tout à fait intéressante : la possibilité de visualiser l’ensemble des tâches d’un projet (ou d’une équipe) à travers un calendrier, ce qui est très utile pour répartir l’ensemble des actions à produire dans le temps :

asana-project-calendar

Les tâches sont synchronisables avec votre agenda (iCal, Google Agenda, …)

Tags

Les tags ajoutés aux différentes tâches permettront de les retrouver facilement à travers la multitude de projets. Ils ajoutent des informations utiles pour vos collègues.

Vous êtes libres de créer et d’attribuer les tags que vous souhaitez. Pour notre part, nous avons opté pour certaines conventions.

asana-tags

Nous utilisons en effet des tags dits de tracking tels que :

  • Anomalie :  La tâche est un bug
  • Amélioration : La tâche est une demande d’amélioration de l’existant
  • Question :  La tâche est une question
  • Idée : La tâche est une idée, une proposition

Nous appliquons aussi des tags dits d’états tels que :

  • En cours : la tâche est en train d’être réalisée par celui à qui elle est assignée
  • À valider : la tâche est réassignée à son créateur, et doit être validée. Si validée, elle sera réassignée à l’exécutant et cochée
  • En attente tiers : il faut attendre une action d’une autre personne que celle qui est responsable de la réalisation de la tâche
  • KO  : Après que la tâche ait reçu le tag À valider, le responsable de la validation a constaté que cette dernière n’a pas bien été réalisée, elle est donc taguée KO et réassignée à l’exécutant. Le responsable de validation peut ajouter un commentaire pour indiquer la raison de l’échec.
  • Bloquée : Quelque chose empêche la réalisation de la tâche
  • etc.

Ces derniers nous permettent de connaître du premier coup d’œil l’état d’avancement de la tâche.

Nous pouvons ainsi facilement retrouver, grâce aux tags et à la recherche personnalisée, pour un projet donné, toutes les anomalies répertoriées. Ou encore toutes les questions que l’on se pose à propos du projet.

Recherche avancée

En plus de pouvoir retrouver très facilement une tâche en saisissant un mot clef dans la barre de recherche, il est aussi possible d’effectuer une recherche avancée. Une grande quantité de critères est disponible, ce qui vous garantit de pouvoir générer des rapports précis.

asana-custom-view

Les recherches personnalisées sont enregistrables et partageables avec vos collègues.

Boîte de réception

Depuis votre boîte de réception, vous pouvez constater l’activité des différentes tâches et projets suivis.

asana-inbox

Le tableau de bord

Le tableau de bord vous permet d’avoir un aperçu global de l’état d’avancement des différents projets suivis.

asana-dashboard

Les défauts d’Asana

A notre avis, et malgré toutes ses qualités, Asana souffre pour l’instant de deux défauts qui peuvent avoir leur importance selon le contexte et la philosophie de votre entreprise :

  • L’application n’est disponible qu’en Anglais, ce qui nous a freiné dans l’idée de partager des projets avec nos clients (pas tous anglophones) pour qu’ils puissent suivre l’état d’avancement avec cet outil
  • Asana est un logiciel propriétaire. Nous préférons chez novfr utiliser des logiciels libres. C’est doncà titre tout à fait exceptionnel que nous réalisons la promotion d’une telle application.

Conclusion

En conclusion, Asana est un outil extrêmement complet pour organiser l’ensemble des tâches de l’entreprise. En plus d’être complet, il est très agréable à utiliser : réactif, esthétique, sociable, il procure un plaisir certain à suivre les différentes activités des projets qui animent cette dernière.

Pour finir, la vidéo de présentation d’Asana made by Asana. Vous pouvez aussi visiter le site.

 

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